Власова Дария Александровна
Студент 5-та година, катедра "Икономика, организация и управление на производството", TSOGU, Тюмен
д- поща: власова- даря@ поща. en
Симарова Ирина Сергеевна
научен съветник, асистент на катедрата по икономика, организация и управление на производството, TSOGU, Тюмен
Как да подобрим ефективността на персонала, когато инструментите на материалната мотивация престанат да бъдат ефективни? Как да извлечем максимална полза за Компанията от платеното време на един служител? Това е една от най-важните задачи пред всяка компания. Решението на тези проблеми е въвеждането на корпоративна система за управление на времето.
Управлението на времето (TM) е технология за организиране на времето и повишаване на ефективността на неговото използване.
Технологиите за лично управление на времето първоначално са били разработени за безплатна употреба от хора, фокусирани върху личната ефективност, но с течение на времето инструментите на ТМ са доказали своята ефективност в корпоративните култури.
Инструментите за лично управление на времето включват:
1. Време - метод за изследване на разходите за време чрез фиксиране и измерване на продължителността на извършените действия. Времето ви позволява да извършите "одит" и "инвентаризация" на времето, за да идентифицирате "губещите време".
2. Слон - това са големи и мащабни задачи, които трябва да се изпълняват на части (образно казано "изяжте слон на парчета-пържоли").
3. Жаба – това са дребни и неприятни неща, които трябва да се направят възможно най-бързо.
4. Швейцарско сирене - принципът, според който е необходимо да се започне проект не по ред, а от най-простото и разбираемо място.
Процесът на въвеждане на ТМ в корпоративната култура е възможен по два начина.
Първият начин е изпълнението „отвън“, т.е. привличане на специализирана консултантска фирма, която ще анализира работния процес, ще проведе обучение и ще предложи готови решения. Разходите за компания с около 100 служители ще възлизат на 3-4 милиона рубли. Провеждането на обучение по управление на времето осигурява забележима промяна в цялостното разбиране на проблема, дава тласък за развитието на ефективна корпоративна култура. Но е очевидно, че ТМ-обучението, не изолирано, а включено в определена система от корпоративно обучение, е още по-ефективно.Нека сравним корпоративното обучение по управление на времето с посещение на фитнес клуб. Несъмнено дори една тренировка е полезна за здравето и за поддържане на физическа форма. Но за да постигнете високи резултати, се нуждаете от систематична програма за обучение, разработена индивидуално, като се вземат предвид характеристиките на тялото; нужда от личен треньор трябва да има строг тренировъчен график, който да ви мотивира редовно да посещавате фитнес клуба.
Вторият метод включва въвеждането на ТМ „отвътре“ на Компанията и се състои от няколко стъпки.
1. Необходимо е да се въведе така нареченият TM-бацил - (според определението на Глеб Архангелски, експерт в областта на управлението на времето, генерален директор на компанията Time Organisation, автор на книги за управление на времето) - това е набор от рационални и емоционални идеи и нагласи по отношение на времето и ефективността, „хвърлени” в организацията, „присадени” в корпоративната култура и създаващи в нея аналог на това, което се нарича „ефективно-ориентирано мислене” в личната работа, т.е. желанието за ефективност, "зашито" в мисленето на хората, а не просто заложено във формални процедури.
Механизмът на действие на ТМ бацила е създаването на първоначален интерес към рационалното управление на личното (незаменимо и силно ограничено) време, което води до разбиране на необходимостта от оптимизиране на корпоративните процедури и схеми на дейност, както и до самостоятелни работа на хората в тази посока, без натиск "отгоре". Терминът „ТМ-бацил“ се връща към „организационно-трудовия бацил“ на руския класик на организацията на труда А. К. Гастев, съединявайки се с неговата концепция за „трудова среда“, желанието за развитие и усъвършенстване на дейността, която трябва да бъде внушена. в работника, в допълнение към преподаването на точното изпълнение на стандарта ("карта с инструкции"). За изпълнението на тази стъпка са необходими двама вътрешни обучители в компанията, които са обучени в курса по ТМ (струва 60-80 хиляди рубли), които ще демонстрират ефективността на инструментите с личен пример и ще преподават тези инструменти на своите колеги. Обучаващите трябва да са от различни йерархични нива, за да се подобри ефективността на обучението на служителите.
2. В стъпка „Терминология“ се въвеждат писмени или устни термини. Например „спешна задача“ може да има няколко значения: имаща определена дата, спешна или почти закъсняла („необходима от вчера“). Често по-голямата част от времето на служителите се изразходва за тази спешна работа в кавички и резултатите от тези реактивни усилия с вероятност от 80% стават неуместни или лежат на настолните компютри непотърсени.
3. След въвеждането на терминологията се формулират правилата на организацията, „написани“ в системата от корпоративни разпоредби, или под формата на неформални екипни споразумения. Те се различават по следното: споразуменията са „добри маниери” по отношение на времето на другите; регламенти - споразумения, чието прилагане е подкрепено с всякакви санкции. Споразуменията могат да бъдат различни, например простите правила, приети от Wimm-Bill-Dann:
1) Отчитайте времето като пари. Бъдете готови за факта, че ще загубите пари за грешка във времето;
2) по телефона - спешно, останалите - по пощата;
3) всичко, което можете - направете го сами. Елате не с въпрос, а с решения;
4) не се опитвайте да прехвърлите проблема си върху друг. Бъдете готови да чуете твърдо „не“;
5) когато изпращате имейл, не забравяйте да посочите действителната тема на писмото и важността;
6) закъснението е зло. Но ако вече сте закъснели - предупредете;
7) във всяко искане посочете действителните срокове. Не ги "надувайте" като цената на базара;
8) критикувате - предложете вашето решение. Критика без опция за решение не се приема;
9) не яжте на работното място, т.к миризмата на храна може да разсее или да раздразни някого;
10) два пъти на ден, в 12:00 и 16:00 часа, всеки напуска офиса за 15 минути, за да проветри помещението;
11) ако човек има нужда от 1-2 часа време за важна работа и никой да не го разсейва, той поставя червен флаг на бюрото си. Всичките му колеги ще знаят за това и няма да го разсейват.
4. Въвеждането на „инструменти“, които „не позволяват да се прави грешно“ и диктуват хода на действие. Примери за инструменти, вградени в корпоративните култури:
- прост инструмент на една от банките, който не е записан никъде, но е добре познат на всички. В заседателната зала има кристална ваза, закъснелият за срещата трябва да постави 500 рубли в нея, а събраните пари се изпращат във фонда за корпоративни културни събития;
- инструмент за работа в екип с държавни агенции, който е стандартизиран в една от организациите с идеална цел. На видно място беше монтиран щанд, на който служител, който отива в комисия или министерство със сериозна задача, залепва стикер със съответното съобщение на останалите. Колегите му добавят стикери с "дребни" инцидентни задачи "уведомете Иванов за нещо", "отнеми документи от Петров". Благодарение на това беше възможно значително да се намали времето, прекарано в пътуване, ефективно да се въведе ново правило в екипната работа без официални разпоредби;
- инструмент за постигане на стратегически цели. На видно място в отдела се поставя информационен щанд: най-отгоре се изписва основната задача за отдела за месец (тримесечие, година); по-долу има стикери с по-малки задачи, които ще доведат до изпълнението на обща цел; най-отдолу има няколко плика с имената на служителите. Всеки служител, когато свърши основната си работа, взема стикер, който е „твърде труден“ за него и започва да изпълнява тази задача, съгласува резултата с шефа, след одобрение поставя стикера в плик с фамилията си и част от задачата – в специална папка. В края на месеца (тримесечието, годината), по преценка на ръководителя, служителят, който е допринесъл най-много за постигането на основната цел на отдела, получава 1-2 дни платена почивка.
Пример за лични инструменти може да бъде използването в ежедневната работа на специално създадени дневници с различни формати, съдържащи всички необходими инструменти за управление на личното време; използване на инструменти за управление на времето и задачите в MSOutlook.
За непрекъснатото подобряване на корпоративната система на ТМ е необходимо да се провеждат срещи веднъж на всеки 3-4 месеца с продължителност не повече от 1 час за обсъждане на нови инструменти за подобряване на ефективността на труда.
Опитът от прилагането на ТМ в компании (MDM Bank, Alfa Bank, Megafon-Povolzhye, RusAl и др.) Показа, че ефективността на служителите след завършване на обучението се увеличава с 10-20% при минимални разходи.
Доста трудно е да се изчисли икономиката на ТМ, но ако печалбата на компанията след въвеждането на ТМ се увеличи с 0,5%, тогава тази сума, например, за някои нефтени и газови предприятия ще бъде повече от 25 милиона рубли. на година, което значително надвишава разходите.
Следователно ТМ трябва да бъде въведена в корпоративните култури на компаниите, както и да се насърчи включването на курса по ТМ в учебната програма на университетите.
В конкурентна среда времето се превръща във важен фактор, влияещ върху успеха на компанията, така че управлението на времето е инструмент за спестяване на незаменим ресурс. Резултатът от корпоративната ТМ е, че има повече време, има възможност да се прави повече, да се печели повече и „да не се плаща на работници, които се разхождат из цеха“, както каза американският индустриалец Хенри Форд.
Библиография:
- Архангелски Г. А. Организация на времето. От личната ефективност до развитието на компанията: монография. – М.: Питер, 2008. – 448 с.
- Архангелски Г. А. Корпоративно управление на времето: Енциклопедия на решенията. - М .: Alpina Business Books, 2008. - 160 с.
Темпът на живот на повечето съвременни хора трудно може да се нарече премерен или спокоен. Това е постоянна липса на време и спешна работа, редовен престой в състояние, в което не е ясно каква работа да вземете в момента. Всичко това се отразява негативно не само на емоционалното състояние, но и на личната продуктивност. Само управлението на времето ще помогне за решаването на такива проблеми и ще организира времето по такъв начин, че да стане възможно да живеете пълноценен живот, а не да се ограничавате до вечни задължения.
Според психолозите дори при „катастрофален недостиг на време“ има изход.
Съществуващите инструменти за управление на времето помагат да се разбере: най-важното е да имате поне малко желание и да преразгледате отношението си към личното време. Много могат да бъдат пример, че когато се използва правилно, управлението на времето дава отлични резултати. В крайна сметка всеки от тях знае как не само да прави много планове, но и да успява да направи много.
Предимства на приложението
Умението за рационално използване на времето дава на човек много различни предимства и може да бъде полезно в почти всяка сфера на дейност. За тийнейджърите и учениците познаването на законите на организацията на времето и тяхното използване им помага да се научат да живеят така, че да имат достатъчно време не само за учене, но и за почивка и общуване с приятели. За възрастни основите на използването на управление на времето ще помогнат в работата, творчеството, семейните отношения, бизнеса и други области.
Какви конкретни ползи получава човек, когато използва тази система:
- той успява да постигне повече цели;
- той е успешен във всички области на дейност;
- той постига целите си по-бързо от тези, които не знаят какво е управление на времето и не го използват;
- за кратък период от време може да изпълнява много различни задачи;
- човек има много повече време за самоусъвършенстване, отдих, хобита и да бъде с близките си;
- не страда от постоянна умора, по-малко е склонен към стрес;
винаги има ясен план за действие; - притежава вътрешна свобода и способност да контролира живота си.
Ролята на мотивацията в способността да организирате времето си
Преди да пристъпите директно към това какво е управление на времето, е необходимо да се справите с основните причини за липсата на време. Първата и може би основна причина е нежеланието да се изпълняват определени задължения. Втората вина е незаинтересоваността към делото, а третата е неорганизираността. Четвъртата причина за липсата на време е твърде дългата подготовка за всяка задача.
Управлението на времето е технология за организиране на времето и повишаване на ефективността на неговото използване.
Например, ако не искате да вършите някаква работа, трябва да потърсите нейните предимства. Може би това може да допринесе за увеличаване на заплатата, повишение, да даде чувство на удовлетворение от добре свършената работа или да предшества страхотна ваканция.
Като един от най-ефективните инструменти за управление на времето, той трябва да се използва и за домакинска работа. В крайна сметка, ако не се изпълни, външната и вътрешната атмосфера на комфорт ще бъде разрушена в семейството. Докато борбата с хаоса ще помогне да се отървете от вътрешната дезорганизация и да насочите енергията в правилната посока.
Анализ на времето
След като сте решили мотивацията, не трябва веднага да бързате да решавате проблемите си. Тъй като ефективното управление на времето се основава на контролиране на времето и намаляване на неговите непродуктивни разходи, е необходимо да се започне с анализ на текущата структура на деня. За всеки случай трябва да фиксирате основните параметри: начално и крайно време, кратко описание, ефективност или моменти, които са попречили на изпълнението на задачата. Най-добре е да направите това под формата на таблица.
Разбира се, можете да коригирате други точки. Например, включете колони, разделящи задачите на лични и работни, или посочете всички паузи за дим и чай, разсейване за проверка на актуализации в социалните мрежи или четене на писма от имейл. В бъдеще, когато използвате управление на времето, това ще ви помогне да разберете кои задачи трябва да бъдат изоставени, за да имате време за изпълнение на основните задачи и как да разпределите задачите през деня.
Опитайте се да премахнете "прахосниците на време" от живота си
Колко ефективно може да бъде управлението на времето може да се прецени, като се види колко време много хора убиват и крадат от себе си. За съжаление прекарването на часове в проверка на имейли, социални мрежи или игра на компютърни игри както за възрастни, така и за тийнейджъри до голяма степен се счита за норма.
След като сте решили да направите нещо наистина полезно, трябва да си починете за известно време от подобни дейности и да се концентрирате върху изпълнението на задачата. Ако всеки ден по едно и също време използвате основите на управлението на времето и правите важни неща, след няколко месеца това ще ви изгради навик.
Също така ще бъде полезно да водите дневник и да записвате в него всички дейности, които само поглъщат време.
Способността да казвате „не“ също ще спести много време. Без това е невъзможно да си представите управлението на времето, защото е трудно да се научите как да организирате собственото си време, ако го губите безцелно за ненужни задачи. Понякога си струва да отговорите с твърдо „не“ на конкретни хора, които знаят само как да се оплакват, а също така се опитват да направят всичко, така че някой друг да си свърши работата.
Филтриране на информация
Когато изучаваме инструментите за управление на времето, е невъзможно да не се спрем на възможността за филтриране на различни данни. Много хора имат навика да пълнят главите си с много безполезна информация. Например, преди да закупят домакински уреди или дрехи, те изучават техните характеристики в продължение на няколко дни в различни сайтове.
От една страна, такава информация изглежда полезна, но ще бъде ефективно управление на времето само ако не четете всичко подред, а можете да се концентрирате върху най-важните и необходими характеристики. Научете се да преглеждате информацията и да помните само това, което е наистина полезно. Няма нужда да губите ценно време и да пренасищате мозъка с много ненужна информация!
Планирането е ключът към успеха
Ефективното управление на времето е планиране, което ви позволява да увеличите продуктивността си с 25%.
Ако не е записано, значи не съществува. Списъкът със задачи в този случай е карта, която няма да ви позволи да се заблудите, за да постигнете тази цел.
Различни помощници ще ви помогнат да улесните задачата. Например, можете да закачите дъска във видимата част на стаята и да я разделите наполовина. Основите на управлението на времето в този случай могат да се приложат по следния начин: едната половина съдържа всички идеи, които искате да завършите в близко бъдеще.
Втората половина трябва да бъде разделена на три колони: какво е планирано, какви задачи се изпълняват и какво вече е завършено. Всяка седмица задачите от първата половина на дъската могат да бъдат преместени в колоната Планирани. Ако следвате правилата, които изискват управление на времето, до уикенда всички те ще бъдат в графата „Готово“.
Можете също да използвате дневник или планиране. Или попълнете компактен календар, за да коригирате планове за следващите седмици и месеци. Може да има задачи, които най-удобно са написани под формата на таблица.
Избор на метод за планиране
Днес има много методи за планиране. Най-популярните включват:
- Метод "ABV" (можете да използвате и "ABC"). Същността му е да поставите буква до всяка задача от списъка, указваща приоритета на изпълнение. При изготвянето на план според управлението на времето най-важните неща са обозначени с буквата "А". Докато не бъдат изпълнени, задачите, отбелязани с "B", не могат да бъдат стартирани.
- Отчитането на времето е метод, който се извършва чрез измерване и фиксиране на времето, необходимо за постигане на определени цели. Какво е управление на времето при използване на време? Това е развитието на чувство за време и ефективност на работата. За да научите това, трябва да записвате всичките си действия в рамките на 2-3 седмици с точност до 5 минути. Това ще помогне да се идентифицират така наречените „губещи време“ и да се намерят резерви за изпълнение на важни задачи.
- Сред най-добрите инструменти за управление на времето в света, които помагат при планирането, заслужава да се отбележи техниката SMART. Това съкращение се състои от първите букви на думите, които характеризират целта. Тя трябва да бъде: конкретна, измерима, постижима, съизмерима с други цели и да има ясна времева рамка.
Не знам как да направя повече - всяка сутрин "яж жаба"
В рамката, която предлага управлението на времето, тази техника е доста проста и ефективна. Същността му се състои в това, че сутрин (за предпочитане сутрин) изпълнете необходимото, но не много приятно нещо. Такива занятия най-често се отлагат и често изобщо не се провеждат. Малко вероятно е ефективното управление на времето да включва много голяма инвестиция на време за изпълнението на такива цели. Освен това неприятните неща са склонни да се натрупват. В този случай изпълнението им може да се разтегне с месеци и години.
В ролята на жаби управлението на времето най-често определя случаи, към които не знаете как да подходите. Може да са и задачи, за които се очакват идеални условия. Ако такива задачи се изпълняват последователно всяка сутрин, с течение на времето броят на незавършените задачи ще бъде сведен до минимум. Целта на тази технология за управление на времето е да развие полезен навик да се фокусира върху текущите дела и да ги върши по-бързо.
Ако целта е голяма, тя може да бъде разделена
Мнозина се отказват, когато трябва да се заемат с глобална задача, като например сложен проект. Какви инструменти за управление на времето могат да се използват в такава ситуация? На първо място, е необходимо основната задача да се раздели на няколко спомагателни и да се изпълнява всяка от тях отделно. Това ще помогне не само за по-бързото изпълнение на проекта, но и за по-доброто му разбиране.
Сред тези, които се занимават с управление на времето, мнозина улесняват тази задача, като рисуват нещо като дърво. Основната задача действа като негов ствол, а подзадачите са клонове. Разклоняването е необходимо, докато целият процес на постигане на целта стане ясен и изключително прост.
Има време за работа, има време за почивка
Използвайки управлението на времето в живота си, не трябва да забравяме, че всеки човек има свой собствен биологичен часовник. Те засягат кой период от деня ще бъде най-големият пик на активност. Например, ако това време е от 6.00 до 10.00, то точно за тези часове трябва да планирате най-важните неща и задачи.
Водени от принципите на управление на времето в този случай, можете да успеете да изпълните максимален брой задачи. Тъй като в други моменти реакцията ще бъде по-бавна и производителността ще бъде намалена.
Въз основа на наблюденията на вашия биологичен часовник също си струва да отделите време за почивка. Не трябва да се пренебрегва, че това до голяма степен определя колко ефективно ще бъде управлението на времето. По време на почивка ресурсите на тялото се възстановяват и то може по-добре и по-бързо да се справи с поставените му цели. Ако човек падне от умора, едва ли качеството на работата ще бъде добро.
Винаги оставяйте време
На първо място, струва си да се отбележи, че управлението на времето трябва да улесни живота и да ви научи как да използвате времето за добра употреба. Това обаче не е причина да правите толкова натоварени графици, че в тях да няма нито една свободна минута. Всеки ден трябва да оставяте определен запас от време. В крайна сметка, колкото и обмислено да е управлението на времето, трудно е точно да се определи времето, необходимо за изпълнение на всички задачи.
Ето защо, за да не се паникьосвате от факта, че вече е необходимо да започнете следващата задача, по-добре е да планирате малко повече време предварително. Дори и да го направите навреме, оставащото време може да се използва за решаване на по-малко важни въпроси или за почивка.
Корпоративното управление на времето ви позволява да превърнете личното управление на времето на служителите в инструмент за повишаване на корпоративната ефективност.
Корпоративното управление на времето съчетава два подхода – лично управление на времето и корпоративна организация на работата. Задачата за въвеждане на управление на времето в този случай е отговорът на въпроса: "Как да повишим управляемостта на компанията и служителите, без да губим предимствата, които дават свободата и инициативата на хората?"
Концепцията за корпоративно управление на времето
"Задачата на мениджмънта през 21 век е да се научи как да управлява ефективността на управленската и творческата работа "(П. ДракърАрхангелски Г.А. Организация на времето: от личната ефективност до развитието на компанията / G.A. Архангелск. - 2-ро изд. - Санкт Петербург: Питър, 2005. - 442 с. )
За първи път темата за корпоративното управление на времето е посочена в монографията на G.A. Архангелски „Организация на времето: от личната ефективност до развитието на компанията“ през 2003 г. Оттогава идеята за централизирано корпоративно внедряване на технологии за управление на времето се превърна в призната необходимост за все по-голям брой компании и организации.
Първоначално управлението на времето е разработено като практическа дисциплина, разработена повече от консултанти по управление, отколкото от академици. Редица местни и западни специалисти по управление са разработили практически технологии за планиране, предлагайки ги на практикуващи мениджъри под формата на книги и курсове за обучение. По правило използването или неизползването на технологии за управление на времето беше оставено от ръководството на организацията по преценка на служителя. Следователно в научния мениджмънт въпросите за самоуправление и лична организация на труда бяха сравнително рядко засегнати. Класиците на научното управление, например F.W. Тейлър за първи път повдигна въпроса за централизиранвъвеждане на технологии за лична организация на труда, като се има предвид предимно физическият труд. През 20-те години на ХХ век. Директорът на Централния институт по труда А.К. Гастев противопостави механистичния подход в такова въвеждане "отгоре" с идеята за "организационно-трудовия бацил", който насърчава служителя на организацията самостоятелно да подобрява работните процеси. Председателят на Лига "Време" П.М. Керженцев измести фокуса от общата организация на труда към времето, започна да го разглежда като един от най-важните ресурси на организацията и служителя.
И накрая, класикът на западната теория на управлението П. Дракър, обръщайки внимание на сложността на управлението на творческата и управленската работа "отгоре", без да включва независимата инициатива на служителя, определи задачата за повишаване на ефективността на управленската и творческа работа като ключова. за управление през 21 век.
По този начин в историята на въпроса за управлението на времето на служител на организация могат да се разграничат два основни клона на изследване: класическо управление на времето и области на общото управление, по един или друг начин засягащи въпросите на личната организация на работата. Тези клонове се сближават в хода на развитието, което прави естествено да се постави въпросът за разработване на методи за вграждане на управлението на времето в корпоративното управление.
Корпоративно управление на времето- набор от технологии за "вграждане" на методи за управление на времето в системата за управление на организацията.
По този начин, ако корпоративното управление е път „отгоре надолу“, от изграждането на система до ефективността на нейните елементи, по-специално, ефективното използване на времето на служителите, тогава управлението на личното време е път „отдолу нагоре“, от личния ефективността на служителите към повишаване на ефективността.отдели или организации.
Управлението на времето в класическия смисъл на думата включва целия набор от технологии за планиране, които се използват от служител на организация. сам по себе сида се подобри ефективността на използването на работното време. В същото време използването на управление на времето не е задължително. През последните години все повече организации осъзнават необходимостта от централизирано корпоративно внедряване на технологии за управление на времето.
„Задачата на мениджмънта през 21 век е да се научи как да управлява ефективността на управленския и творчески труд.“
П. Дракър
Няколко цифри показват колко актуален е проблемът за повишаване на производителността на труда и ефективното мотивиране на служителите за руските компании:
производителността на труда на заетите в руската икономика нараства средно с 6,5% годишно, т.е. по-бавно от растежа на БВП;
през 2008 г. реалната работна заплата нараства с 5,9% спрямо предходната година, а през 2009 г., според прогнозата на Министерството на икономическото развитие, ръстът й спрямо 2008 г. ще бъде 3,6%;
съотношението на общата номинална работна заплата на заетото в икономиката население към обема на БВП през 2006 г. е 33,3%.
Тези числа означават следното:
нарастването на цената на човешкия капитал далеч изпреварва увеличението на самия продукт;
положителната динамика на цената на човешкия капитал не е придружена от съответно увеличение на възвръщаемостта от използването му;
относителната цена на труда в Русия, като се вземе предвид вътрешният потенциал, вече е висока.
Все още не е ясно дали кризата ще успее да повлияе на тези обстоятелства и по какъв начин. Но е съвсем очевидно, че в условията на криза компаниите са изправени пред задачата да решават по-сложни и често нестандартни задачи за повишаване на ефективността на производството, продажбите, маркетинга, както и задачата за повишаване на лоялността на останалия персонал. , които могат да бъдат решени, включително чрез компетентно използване на средства за мотивация и управление на времето.
Необходимостта от корпоративно внедряване на управление на времето се дължи на следните фактори:
1. Нарастващите темпове на промени в икономическата среда изискват прехвърляне на по-големи правомощия на служителите на организацията, бързото вземане на самостоятелни решения от тях и самостоятелното организиране и планиране на тяхната работа.
2. Нараства делът на нематериалните активи в стойността на организацията; представянето на ключови топ мениджъри и специалисти се превръща в основен фактор за успеха на все по-голям брой компании. В същото време външният контрол върху дейността на служител, който има творчески характер, е изключително труден, но значението на независимата организация на работата от такъв служител нараства.
3. За организациите се превръщат в норма, а не рядко изключение, постоянните значителни промени в дейностите – разработване на нови продукти, навлизане на нови пазари, въвеждане на нови инструменти и системи за управление. За висшите мениджъри и специалисти на организацията, съответно, става норма постоянното увеличаване на броя и обема на задачите за решаване, необходимостта от постоянно намиране на времеви резерви за изпълнение на проекти, които позволяват на организацията непрекъснато да се развива.
Първоначално управлението на времето е разработено като практическа дисциплина, разработена повече от консултанти по управление, отколкото от академици. Редица местни и западни специалисти по управление са разработили практически технологии за планиране, предлагайки ги на практикуващи мениджъри под формата на книги и курсове за обучение.
По правило използването или неизползването на технологии за управление на времето беше оставено от ръководството на организацията по преценка на служителя. Следователно в научния мениджмънт въпросите за самоуправление и лична организация на труда бяха сравнително рядко засегнати. Класиците на научното управление, например F.W. Тейлър за първи път повдигна въпроса за централизираното въвеждане на технологии за лична организация на труда, като се има предвид основно физическият труд.
През 20-те години на ХХ век. Директорът на Централния институт по труда А. К. Гастев се противопостави на механистичния подход в такова въвеждане „отгоре“ с идеята за „организационен трудов бацил“, който насърчава служителя на организацията самостоятелно да подобрява работните процеси. Председателят на лигата "Время" П. М. Керженцев измести фокуса от общата организация на труда към времето, започна да го разглежда като един от най-важните ресурси на организацията и служителя.
И накрая, класикът на западната теория на управлението П. Дракър, обръщайки внимание на сложността на управлението на творческата и управленската работа „отгоре“, без да ангажира независимата инициатива на служителя, определи задачата за повишаване на ефективността на управленската и творческа работа като ключова за управление през 21 век.
По този начин в историята на въпроса за управлението на времето на служител на организация могат да се разграничат два основни клона на изследване: класическо управление на времето и области на общото управление, по един или друг начин засягащи въпросите на личната организация на работата. Тези клонове се сближават в хода на развитието, което прави естествено да се постави въпросът за разработване на методи за вграждане на управлението на времето в корпоративното управление.
Корпоративното управление на времето е набор от технологии за "вграждане" на методи за управление на времето в системата за управление на организацията.
По този начин, ако корпоративното управление е път „отгоре надолу“, от изграждането на система до ефективността на нейните елементи, по-специално ефективното използване на времето на служителя, тогава управлението на личното време е път „отдолу нагоре“, от личната ефективност на служителите към повишаване на ефективността.отдели или организации.
Първата стъпка в корпоративното прилагане на управлението на времето обикновено е обучението. Но обикновеното обучение не дава максимални резултати, ако не е придружено от определени пред- и след-тренировъчни дейности, ако не е логичен елемент от системата на корпоративното обучение.
АНАЛИЗ НА КОРПОРАТИВНИТЕ СТАНДАРТИ ЗА УПРАВЛЕНИЕ НА ВРЕМЕТО В СБЕРБАНК НА РУСИЯ
- УПРАВЛЕНИЕ НА ВРЕМЕТО
- МАЛЪК И СРЕДЕН БИЗНЕС
- ЕФЕКТИВНОСТ
Статията представя проект на мерки за внедряване на инструменти за управление на времето за малкия и среден бизнес. Този опит може да бъде от интерес за малките и средни предприятия в региона на Самара, за да подобрят своята ефективност и конкурентоспособност в съвременни условия.
- Опит във внедряването на система за бюджетиране в руски компании
- Управлението на проекти като ефективен механизъм за управление
- Алтернативни методи за оценка на ефективността на инвестиционните проекти
- Неформалното лидерство като феномен в управленската система
В момента за предприятията на Руската федерация въпросът за повишаване на ефективността на работа и подобряване на качеството на продуктите е изключително остър. За успешен бизнес в нестабилна пазарна среда въпросите за повишаване на ефективността и повишаване на конкурентоспособността излизат на преден план.
Проблемите, свързани със съвременните тенденции в развитието на световната икономика, изискват все повече внимание и ресурси на ръководителите на руски предприятия. В условията на силна конкуренция и глобализация на производството и продажбите успехът се определя от качеството на управление или способността на системата за управление да отговори на нуждите на оперативната дейност, да формира условия и ресурси за развитие.
Малките и средните предприятия са по-слабо защитени от пазарни колебания, кризи, последиците от санкциите, валутните колебания и глобалната икономическа нестабилност, те нямат тромави организационни структури и служителите често трябва да се справят както с текущи, така и с проектни дейности и развитие по същото време.
За региона на Самара подобряването на ефективността на малкия и среден бизнес е неотложен проблем. Значителното намаляване на ефективността на предприятията се дължи не на последно място на формалното въвеждане на съвременни подходи и методи на управление, като QMS, Lean производство, процесен подход при наличието на сложни и сложни организационни структури.
Един от начините за подобряване на ефективността на дейностите, както на служителите, така и на мениджърите и предприятията като цяло, е въвеждането на инструменти за управление на времето. Тези инструменти повишават ефективността на служителите и мениджърите с 20-50% и в резултат на това водят до повишаване на ефективността на предприятията и повишаване на тяхната конкурентоспособност.
Предимството на въвеждането на инструменти за управление на времето е, че тяхното внедряване дава бърз ефект, не изисква значителни разходи за внедряване, прости са и разбираеми за всеки служител. В допълнение, инструментите за управление на времето са съвместими с всички други методи за управление (Lean, QMS, електронно управление на документи, Six Sigma и други) и значително повишават ефективността си.
Въвеждането на инструменти за управление на времето позволява на служителите на предприятията:
- подобряване на процеса на планиране, намаляване на броя на проблемите (включително системни),
- повече време за работа върху подобрения,
- увеличаване на скоростта на решаване на проблеми и предотвратяване на повторната им поява,
- значително намаляване на времето за търсене на документи,
- задайте правилните приоритети в бизнеса,
- подобряване на ефективността на срещите и използването на бази данни,
- повишаване на удовлетвореността на клиентите и конкурентоспособността на предприятието.
Алгоритъмът стъпка по стъпка за внедряване на инструменти за управление на времето, разработен от автора като част от дипломния проект и внедрен в дейностите на няколко малки предприятия в района на Самара, включва следните стъпки:
- Идентифицирани са приоритетите в развитието на бизнеса - извършен е анализ на текущото състояние на бизнеса, настоящи и бъдещи слабости, анализ на разпределението на ресурсите, краткосрочни, средносрочни и дългосрочни цели.
- Определят се загубите на време, които съществуват в предприятието. Описано е текущото състояние на загубата на време, както и състоянието, към което човек трябва да се стреми.
- Разработена е програма за въвеждане на инструменти за управление на времето.
- Извършено е внедряване на инструменти за управление на времето.
Този проект беше изпълнен на стъпки:
Етап 1 Проучена е информация за предприятието
- Ключови ценности на предприятието
- Стратегически и тактически цели
- дейности
- Политика и цели по качеството
- Организационна структура на предприятието
Стъпка 2 Извършен е анализ на дейността на предприятието
- Анализ на външната среда
Анализът на външната среда на предприятието е необходим за оценка на условията, в които предприятието се намира и функционира. Това ви позволява да идентифицирате факторите, които влияят на дейността на компанията. Въз основа на резултатите от анализа се разработват препоръки за използване на възможностите и минимизиране на заплахите за външната среда. За да се анализира външната среда, е необходимо да се оценят потребителите, доставчиците, конкурентите и цялата индустрия днес.
- Анализ на вътрешната среда
Необходим е анализ на вътрешната среда на предприятието, за да се оцени работата на предприятието и неговото текущо състояние, това ще ни позволи да анализираме възможностите на компанията и да определим към какво състояние да се стремим. Въз основа на резултатите от анализа се разработват препоръки, въвеждат се инструменти и методи за подобряване на ефективността на предприятието. За анализ на вътрешната среда е необходимо да се оценят технологиите, продуктите, оборудването, персоналът и системата за управление на качеството на предприятието.
Стъпка 3 Проведен SWOT анализ
Въз основа на резултатите от анализа на външната и вътрешната среда е съставена SWOT матрица за анализ, представена в таблица 1.
Таблица 1 SWOT анализ
Силни страни |
Слаби страни |
|
|
Възможности |
|
|
|
Въз основа на резултатите от анализа на дейностите на предприятието, стратегическите цели, външната и вътрешната среда и SWOT анализа, проектът стигна до заключението, че внедряването на управление на времето, както лично TM на служителите, така и корпоративно TM, е от значение за предприятието, което ще позволява:
- направи работата на служителите по-ефективна,
- увеличаване на гамата от нови продукти без увеличаване на персонала,
- преминете от състояние „както е“ към състояние „както трябва да бъде“, за да подобрите ефективността и да премахнете отпадъците.
Стъпка 4. В хода на работата в предприятията е разработена програма за въвеждане на ТМ, с помощта на която е възможно да се оптимизират времевите ресурси и при ниски разходи да се постигнат значителни резултати за подобряване на ефективността на предприятие.
Беше извършен анализ на загубата на време и уместността на внедряването на Управление на времето.
За да се определи загубата на време и уместността на въвеждането на управление на времето, бяха избрани основните области на оценка на предприятието и беше проведено проучване. Заключението от проучването (пример за малък бизнес в Толиати) е представено в таблица 2 и фигура 1
Таблица 2. Изводи от проучването
Упътвания |
Текущо представяне |
Към какво се стреми |
Система за планиране |
||
Контрол на изпълнението на поръчката |
||
Контрол на дейностите по проекта |
||
Визуално управление в офиса (на компютър и на хартия), включително проекти |
||
Система за бързо решаване на проблеми в цеха и в офиса |
||
Загуби в офиса (5S на работното място, липса на отговорност, проблеми със закъснели срокове в производството) |
||
Прилагане на персонални методи на ТМ |
||
Система за мотивация |
||
Система за делегиране |
||
Служителите имат корпоративен дневник с разбивка на работата по проекта / важни събития / текущо |
||
Бази данни за: проблеми с престой на качеството |
||
Търсене на документи в системата за одит за 20 s. |
||
Електронен документооборот |
||
Съвместна дейност |
||
Система за ефективни срещи и бързо решаване на проблеми |
||
Система за обучение на персонала на ТМ |
||
Оценка на домашните потребители |
||
Удовлетвореност на външни клиенти |
Фигура 1 Радарна графика
Стъпка 5 Проучване на персонала
За идентифициране на проблемите и загубата на време в предприятието беше проведено проучване на персонала за анализиране и идентифициране на проблеми с времето и разработване на решения за тяхното отстраняване. Резултатите от проучването трябва да се обработят статистически и да се идентифицират проблемите и загубите, които ще бъдат отстранени на първо място.
Стъпка 6 Разработване на корпоративен дневник
За служителите на предприятието е разработен корпоративен дневник, така че служителите да могат да разпределят времето си, да правят повече, като по този начин повишават общата ефективност на предприятието.
Стъпка 7 Списък на мивки
На персонала на предприятието е предоставен списък на прахосниците. С помощта на този списък, публикуван на щанда, всеки служител може да идентифицира своите мивки и да избере как да се справи с тях, използвайки методите за управление на времето.
Стъпка 8 Обучение и разпит
Въз основа на резултатите от обучението беше проведено проучване сред служители и мениджъри относно основните методи за управление на времето.
Персоналът може да избере кои методи са подходящи за лично управление на времето и кои да станат корпоративни. Много е важно методите за корпоративно управление на времето да се избират от самите служители, а не да се налагат, така че ефективността и ефективността им ще бъдат много по-високи. Резултатите от проучването са представени в таблица 3.
Таблица 3. Резултати от проучването
Корпоративен |
||
Метод ABC, ABCD, Алпи. |
||
Матрица спешно – важно |
||
Ценова ефективност на матрицата |
||
Метод на Парето |
||
Каскадни цели |
||
Мрежова диаграма (диаграма на Гант) |
||
Време |
||
Планиране чрез приоритети |
||
Правилото 60/40 (планиране на време) и гъвкаво планиране |
||
Групиране на задачите по теми |
||
Делегиране на правомощия |
||
Контрол и самоконтрол |
||
Слонска пържола |
||
дневник |
||
Метод на чиста маса |
||
Ефективни срещи |
||
Методът на Айви Лий |
||
Оценка на риска и ресурси |
||
Ориентация към крайния резултат |
||
Контрол върху изпълнението на поръчките |
||
Планиране седмица-месец-година |
||
Метод 5 защо? |
||
Дисциплинарна седмица |
||
Графика на ангажимента |
||
Визуализация |
||
яж жаба |
Въз основа на резултатите от анализа бяха избрани методи за корпоративно управление на времето, които бяха приложени в цялата организация.
Стъпка 9 Обобщавайки проекта
Увеличението с 20% на обемите на нови продукти, планирано по-рано в предприятието, изискваше наемането на поне 2 души. Въз основа на резултатите от прилагането на инструменти и методи за управление на времето, производителността на инженерите се увеличи с 10%, което направи възможно отказът от наемане на специалист по предпроизводство и спестяване на разходи за заплати. Срокът за изплащане на проекта е около шест месеца.
Предложеният проект за мерки за подобряване на ефективността на малкия и среден бизнес беше одобрен и изпълнен от ръководството на няколко предприятия в Толиати. Този опит може да бъде от интерес за малките и средни предприятия в региона на Самара, за да подобрят своята ефективност и конкурентоспособност в съвременни условия.
Библиография
- Никитина Н.В., Корнеева Е.Н. Съвременни тенденции в развитието на управлението [Текст] // Икономика и управление: нови предизвикателства и перспективи. 2011. Т. 1. № 2. С. 272-274.
- Кудряшов А.В. Качеството като национална идея [Текст] / Град на качеството Град на качеството 2007 - Самара: Издателство "NTC", 2007. - С. 6 -11.
- Дод П. 25 най-добри начина и техники за управление на времето. Как да направим повече, без да губим главата си [Текст] / Памела Дод, Дъг Сандхайм. - М.: Диля, 2012. - 128 с.
- Дънкан К. Вашето лично управление на времето [Текст] / К. Дънкан. - Минск: Попури, 2012. - 224 с.
- Кенеди Д. Твърдо управление на времето. Поемете контрола над живота си [Текст] / Дан Кенеди. - М .: Alpina Publisher, 2015. - 200 с.
- Morgenstern J. Управление на времето. Изкуството да планираш и управляваш времето и живота си [Текст] / J. Morgenstern - M .: Kind book, 2015. - 258 с.
- Архангелски Г. Корпоративно управление на времето. Енциклопедия на решенията [Текст] / Глеб Архангелски. - М .: Alpina Publisher, 2014. - 224 с.
- Прентис С. Интегрирано управление на времето [Текст] / Стив Прентис. - М.: Любезна книга, 2013. - 288 с
