Vlasova Darija Aleksandrovna
Student 5. godine, Odsjek za ekonomiju, organizaciju i upravljanje proizvodnjom, TGNGU, Tyumen
E- pošta: vlasova- Darja@ pošta. ru
Simarova Irina Sergejevna
znanstveni nadzornik, asistent na Odsjeku za ekonomiju, organizaciju i upravljanje proizvodnjom TSNGU, Tyumen
Kako povećati učinkovitost osoblja kada alati materijalne motivacije prestanu biti učinkoviti? Kako iz plaćenog vremena zaposlenika izvući maksimalnu korist za tvrtku? Ovo su neki od najvažnijih izazova s kojima se suočava svaka tvrtka. Rješenje ovih problema je uvođenje korporativnog sustava upravljanja vremenom.
Upravljanje vremenom (TM) je tehnologija za organiziranje vremena i povećanje učinkovitosti njegovog korištenja.
Tehnologije upravljanja osobnim vremenom izvorno su razvijene za besplatnu upotrebu od strane ljudi usmjerenih na osobnu učinkovitost, ali s vremenom su alati TM-a dokazali svoju učinkovitost u korporativnim kulturama.
Alati za osobno upravljanje vremenom uključuju:
1. Mjerenje vremena je metoda proučavanja utroška vremena bilježenjem i mjerenjem trajanja izvršenih radnji. Određivanje vremena vam omogućuje da provedete "reviziju" i "inventuru" vremena i identificirate "odvode vremena".
2. Slon je velik i opsežan zadatak koji treba raditi u dijelovima (figurativno rečeno, “jesti slona dio po dio”).
3. Žaba – to su mali i neugodni zadaci koje treba obaviti što je brže moguće.
4. Švicarski sir - princip prema kojem je potrebno započeti dovršavanje projekta ne po redu, već s najjednostavnijeg i najrazumljivijeg mjesta.
Proces uvođenja TM-a u korporativnu kulturu moguć je na dva načina.
Prva metoda je implementacija “izvana”, tj. privlačenje specijalizirane konzultantske tvrtke koja će analizirati tijek dokumenata, provoditi obuku i nuditi gotova rješenja. Troškovi za tvrtku s oko 100 ljudi bit će 3-4 milijuna rubalja. Provođenje treninga upravljanja vremenom daje zamjetan pomak u općem razumijevanju problema i daje poticaj razvoju učinkovite korporativne kulture. No očito je da je TM trening, koji nije izoliran, već uključen u određeni korporativni sustav treninga, još učinkovitiji.Usporedimo korporativni trening upravljanja vremenom s posjetom fitness klubu. Bez sumnje, čak i jedan trening je koristan za zdravlje i održavanje tjelesne forme. Ali da biste postigli visoke rezultate, potreban vam je sustavan program treninga, razvijen pojedinačno, uzimajući u obzir karakteristike tijela; potreban osobni trener; Trebao bi postojati strog raspored treninga koji motivira redovite posjete fitness klubu.
Druga metoda uključuje uvođenje TM-a “iznutra” u poduzeće i sastoji se od nekoliko koraka.
1. Potrebno je uvesti takozvani TM bacil - (prema definiciji Gleba Arhangelskog, stručnjaka u području upravljanja vremenom, generalnog direktora tvrtke Time Organization, autora knjiga o upravljanju vremenom) - to je skup racionalnih i emocionalnih ideja i stavova o vremenu i učinkovitosti, "bačenih" u organizaciju, "ucijepljenih" u korporativnu kulturu i stvarajući u njoj analogiju onoga što se u osobnom radu naziva "razmišljanje usmjereno na učinkovitost", tj. želja za učinkovitošću koja je ukorijenjena u razmišljanje ljudi, a ne jednostavno ugrađena u formalne procedure.
Mehanizam djelovanja TM-bacila je stvaranje inicijalnog interesa za racionalno upravljanje osobnim (nezamjenjivim i vrlo ograničenim) vremenom, što dovodi do razumijevanja kod ljudi o potrebi optimizacije korporativnih procedura i obrazaca aktivnosti, kao i do samostalan rad ljudi u tom smjeru, bez pritiska "odozgo". Pojam "TM-bacil" seže do "organizacijsko-radnog bacila" domaćeg klasika organizacije rada A. K. Gasteva, pridružujući se njegovom konceptu "radnog stava", težnji za razvojem i poboljšanjem aktivnosti koje treba usaditi u radnik, uz osposobljavanje za strogo izvršavanje standarda ("uputna kartica") Za provedbu ovog koraka potrebna su dva interna trenera u poduzeću koji su obučeni na tečaju TM (košta 60-80 tisuća rubalja), koji će osobnim primjerom pokazati učinkovitost alata i tim alatima podučavati svoje kolege. Treneri bi trebali biti s različitih hijerarhijskih razina kako bi se poboljšala učinkovitost obuke zaposlenika.
2. U koraku “Terminologija” uvode se pisani ili izgovoreni termini. Na primjer, "hitan zadatak" može imati nekoliko značenja: imati određeni rok, hitan ili gotovo kasno ("trebao do jučer"). Često se većina vremena radnika troši na ovaj neodgodivi posao pod navodnicima, a rezultati tih reaktivnih napora s vjerojatnošću od 80% postaju nevažni ili leže na njihovim stolovima nezatraženi.
3. Nakon uvođenja terminologije, pravila organizacije se formuliraju, “propisuju” u sustavu korporativnih propisa, ili u obliku neformalnih timskih sporazuma. Razlikuju se kako slijedi: sporazumi - "pravila lijepog ponašanja" u odnosu na vrijeme drugog; Propisi su sporazumi čija je provedba podržana bilo kakvim sankcijama. Mogu postojati različiti sporazumi, na primjer, jednostavna pravila koja je usvojila tvrtka Wimm-Bill-Dann:
1) vrijeme smatrajte novcem. Budite spremni na činjenicu da ćete izgubiti novac zbog pogreške na vrijeme;
2) telefonski - hitno, ostalo - poštom;
3) učinite sve što možete sami. Dođite ne s pitanjem, već s mogućim rješenjima;
4) ne pokušavajte svoj problem prebaciti na nekog drugog. Budite spremni čuti čvrsto "ne";
5) prilikom slanja e-maila obavezno naznačiti trenutni predmet pisma i njegovu važnost;
6) kasniti je zlo. Ali ako već kasnite, upozorite me;
7) u svakom zahtjevu navesti realne rokove. Nemojte ih "napuhati" kao cijenu na tržištu;
8) ako kritizirate, ponudite svoje rješenje. Kritika bez opcije rješenja se ne prihvaća;
9) ne jesti na radnom mjestu, jer miris hrane može nekoga omesti ili iritirati;
10) dva puta dnevno u 12.00 i 16.00 sati svi izlaze iz ureda na 15 minuta radi provjetravanja prostorija;
11) ako je osobi potrebno 1-2 sata vremena za važan posao i tako da je nitko ne ometa, postavlja crvenu zastavicu na svoj stol. Svi njegovi kolege će znati za ovo i neće ih ometati.
4. Uvođenje "alata" koji vas "spriječavaju da učinite pogrešnu stvar" i sami diktiraju tijek djelovanja. Primjeri alata ugrađenih u korporativne kulture:
- jednostavan instrument jedne od banaka, koji nigdje nije zapisan, ali je svima dobro poznat. U sobi za sastanke nalazi se kristalna vaza; oni koji kasne na sastanak moraju u nju staviti 500 rubalja, a prikupljeni novac ide u fond za korporativna kulturna događanja;
- alat za timski rad s državnim tijelima, koji je standardiziran u jednoj od neprofitnih organizacija. Na istaknuto mjesto postavljen je stalak na koji djelatnik koji ide raditi na ozbiljan zadatak u komisiji ili ministarstvu lijepi naljepnicu s odgovarajućom obavijesti za ostale. Njegovi kolege dodaju naljepnice s “malim” usputnim zadacima: “obavijestite Ivanova o ovome”, “uzmite dokumente od Petrova”. Zahvaljujući tome, bilo je moguće značajno smanjiti vrijeme putovanja i učinkovito uvesti novo pravilo u timski rad bez formalnih propisa;
- alat za postizanje strateških ciljeva. Na vidnom mjestu u odjelu postavlja se informativni štand: na vrhu je ispisan glavni zadatak za odjel za mjesec (tromjesečje, godinu); Ispod su naljepnice s manjim zadacima koji će dovesti do ispunjenja općeg cilja; Na samom dnu nalazi se nekoliko koverti s imenima zaposlenika. Svaki zaposlenik, kada završi svoj glavni posao, uzima naljepnicu koja mu je “po mogućnosti” i počinje izvršavati taj zadatak, dogovara rezultat sa šefom, nakon odobrenja stavlja naljepnicu u kovertu sa svojim imenom, te dio zadatka u posebnoj mapi. Na kraju mjeseca (tromjesečja, godine), prema odluci šefa, zaposleniku koji je dao najveći doprinos postizanju glavnog cilja odjela daje se 1-2 dana plaćenog odmora.
Primjer osobnih alata može biti korištenje u svakodnevnom radu posebno dizajniranih dnevnika različitih formata koji sadrže sve potrebne alate za upravljanje osobnim vremenom; koristeći alate za upravljanje vremenom i zadacima u MSOutlooku.
Za kontinuirano poboljšanje korporativnog TM sustava potrebno je održavati sastanke jednom svaka 3-4 mjeseca, koji ne traju više od 1 sata, kako bi se raspravljalo o novim alatima za povećanje radne učinkovitosti.
Iskustvo implementacije TM-a u tvrtkama (MDM banka, Alfa banka, Megafon-Povolzhye, RusAl itd.) pokazalo je da se učinkovitost zaposlenika nakon završetka obuke povećala za 10-20% uz minimalne troškove.
Prilično je teško izračunati ekonomiju TM-a, ali ako se dobit Društva nakon uvođenja TM-a poveća za 0,5%, tada će taj iznos, na primjer, za neko naftno i plinsko poduzeće biti veći od 25 milijuna rubalja. godišnje, što znatno premašuje troškove.
Stoga je TM potrebno uvesti u korporativne kulture poduzeća, kao i promicati uključivanje predmeta TM u nastavni plan i program sveučilišta.
U konkurentskom okruženju vrijeme postaje važan faktor koji utječe na uspjeh poduzeća, stoga je Time Management alat za uštedu neobnovljivog resursa. Rezultat korporativnog TM-a je da ima više vremena, postoji prilika da se učini više, zaradi više i "ne plaća se radnicima da hodaju po radnji", kako je rekao američki industrijalac Henry Ford.
Bibliografija:
- Arkhangelsky G. A. Organizacija vremena. Od osobne učinkovitosti do razvoja poduzeća: monografija. – M.: Peter, 2008. – 448 str.
- Arkhangelsky G. A. Korporativno upravljanje vremenom: Enciklopedija rješenja. – M.: Alpina poslovne knjige, 2008. - 160 str.
Tempo života većine modernih ljudi teško se može nazvati odmjerenim ili mirnim. To je stalni nedostatak vremena i užurbani poslovi, redovito biti u stanju u kojem nije jasno koji posao zgrabiti upravo sada. Sve to negativno utječe ne samo na emocionalno stanje, već i na osobnu produktivnost. Samo upravljanje vremenom pomoći će riješiti takve probleme i organizirati vrijeme na takav način da postane moguće živjeti život punim plućima, a ne biti ograničen vječnim nevoljama.
Prema psiholozima, čak i uz "katastrofalni nedostatak vremena" postoji izlaz.
Postojeći alati za upravljanje vremenom pomažu vam da shvatite: glavna stvar je imati želju da barem malo preispitate svoj stav prema osobnom vremenu. Mnogi mogu postati primjer da kada se pravilno koristi, upravljanje vremenom daje izvrsne rezultate. Uostalom, svaki od njih zna ne samo napraviti puno planova, već i uspjeti učiniti puno.
Prednosti primjene
Vještina racionalnog korištenja vremena daje osobi mnogo različitih prednosti i može biti korisna u gotovo svakom području djelovanja. Tinejdžerima i školarcima poznavanje zakona upravljanja vremenom i njihovo korištenje pomaže im da nauče živjeti tako da imaju dovoljno vremena ne samo za učenje, već i za opuštanje i komunikaciju s prijateljima. Odraslima će osnove upravljanja vremenom pomoći u radu, kreativnosti, obiteljskim odnosima, poslu i drugim područjima.
Koje posebne pogodnosti osoba dobiva korištenjem ovog sustava:
- uspijeva postići više svojih ciljeva;
- uspješan je u svim područjima djelovanja;
- on postiže svoje ciljeve brže od onih koji ne znaju što je upravljanje vremenom i ne koriste ga;
- može obaviti mnogo različitih zadataka u kratkom vremenskom razdoblju;
- osoba ima mnogo više vremena za samousavršavanje, opuštanje, hobije i boravak s voljenima;
- ne pati od stalnog umora i manje je osjetljiv na stres;
uvijek ima jasan plan djelovanja; - ima unutarnju slobodu i sposobnost da kontrolira svoj život.
Uloga motivacije u sposobnosti organizacije vremena
Prije nego što prijeđemo izravno na otkrivanje što je upravljanje vremenom, potrebno je razumjeti glavne razloge nedostatka vremena. Prvi i vjerojatno glavni razlog je nevoljkost ispunjavanja određenih odgovornosti. Drugim krivcem smatra se nezainteresiranost za stvar, a trećim neorganiziranost. Četvrti razlog nedostatka vremena je previše priprema za obavljanje bilo kojeg zadatka.
Upravljanje vremenom je tehnologija za organiziranje vremena i povećanje učinkovitosti njegovog korištenja.
Na primjer, ako ne želite raditi neki posao, trebali biste tražiti njegove prednosti. Možda može pridonijeti povećanju plaće, promaknuću, dati osjećaj zadovoljstva obavljenom dužnošću ili prethoditi velikom godišnjem odmoru.
Kao jedan od najučinkovitijih alata za upravljanje vremenom, trebao bi se koristiti i za kućne rutinske poslove. Uostalom, ako se ne slijedi, vanjska i unutarnja atmosfera udobnosti bit će uništena u obitelji. Dok će borba protiv kaosa pomoći da se riješite unutarnje konfuzije i usmjerite energiju u pravom smjeru.
Analiza vremena
Odlučivši se o svojoj motivaciji, ne biste trebali odmah žuriti s rješavanjem svojih problema. Budući da se učinkovito upravljanje vremenom temelji na kontroli vremena i smanjenju neproduktivnih troškova, potrebno je započeti s analizom trenutne strukture dana. Za svaki zadatak morate zabilježiti glavne parametre: vrijeme početka i završetka, kratak opis, učinkovitost ili bodove koji su spriječili izvršenje zadatka. Najprikladnije je to učiniti u obliku tablice.
Naravno, mogu se zabilježiti i drugi bodovi. Na primjer, uključite stupce koji dijele zadatke na osobne i poslovne ili navedite sve pauze za pušenje i čaj, smetnje za provjeru ažuriranja na društvenim mrežama ili čitanje e-pošte. Ubuduće, kada koristite upravljanje vremenom, to će vam pomoći da shvatite kojih zadataka biste trebali odustati kako biste imali vremena dovršiti glavne zadatke i kako rasporediti zadatke tijekom dana.
Pokušajte eliminirati “gubiče vremena” iz svog života
Koliko upravljanje vremenom može biti učinkovito može se procijeniti ako obratite pozornost na to koliko ljudi vremena ubijaju i kradu sami sebi. Nažalost, provođenje sati na kraju provjeravajući e-poštu, razgovarajući na društvenim mrežama ili igrajući računalne igrice uglavnom se smatra normom i za odrasle i za tinejdžere.
Nakon što ste odlučili učiniti nešto uistinu korisno, morate se neko vrijeme odmoriti od takvih aktivnosti i usredotočiti se na dovršavanje zadatka. Ako koristite osnove upravljanja vremenom i obavljate važne stvari svaki dan u isto vrijeme, za nekoliko mjeseci to će vam preći u naviku.
Također će biti korisno voditi dnevnik iu njega zapisivati sve aktivnosti koje samo oduzimaju vrijeme.
Znanje kako reći "ne" također će vam pomoći da uštedite mnogo vremena. Bez toga je nemoguće zamisliti upravljanje vremenom jer je teško naučiti organizirati vlastito vrijeme ako ga besciljno trošite na nepotrebne poslove. Ponekad vrijedi odgovoriti čvrstim “ne” i to konkretnim ljudima koji znaju samo prigovarati, ali i učiniti sve da netko drugi radi njihov posao.
Filtriranje informacija
Kada proučavate alate za upravljanje vremenom, nemoguće je ne usredotočiti se na sposobnost filtriranja različitih podataka. Mnogi ljudi imaju naviku napuniti glavu gomilom informacija koje nikome ne trebaju. Primjerice, prije kupnje bilo kojeg kućanskog aparata ili odjeće, mnogi provedu nekoliko dana proučavajući njihove karakteristike na raznim web stranicama.
S jedne strane, takve se informacije čine korisnima, ali to će biti učinkovito upravljanje vremenom samo ako ne čitate sve redom, već se možete koncentrirati na najvažnije i najpotrebnije karakteristike. Naučite tečno proučavati informacije i pamtiti samo ono što je uistinu korisno. Nema potrebe gubiti dragocjeno vrijeme i prezasititi svoj mozak gomilom nepotrebnih informacija!
Planiranje je ključ uspjeha
Učinkovito upravljanje vremenom je izrada planova, što omogućuje povećanje produktivnosti za 25%.
Ako nije zapisano, ne postoji. Popis zadataka u ovom slučaju je karta koja vam neće dopustiti da se izgubite na putu do postizanja ovog cilja.
Razni pomoćnici pomoći će vam da olakšate zadatak. Na primjer, možete objesiti ploču u vidljivom dijelu sobe i podijeliti je na pola. Osnove upravljanja vremenom u ovom slučaju mogu se primijeniti ovako: na jednoj polovici su smještene sve ideje koje želite realizirati u skoroj budućnosti.
Drugu polovicu treba podijeliti u tri stupca: što je planirano, koji su zadaci u tijeku i što je već dovršeno. Svaki tjedan se zadaci iz prve polovice ploče mogu premjestiti u stupac "Planirano". Ako slijedite pravila upravljanja vremenom, do vikenda će svi završiti u stupcu "Gotovo".
Također možete koristiti rokovnik ili planer. Ili ispunite kompaktni kalendar za bilježenje planova za naredne tjedne i mjesece. Mogu postojati i zadaci koje je najprikladnije napisati u obliku tablice.
Odabir metodologije planiranja
Danas postoje mnoge metode planiranja. Najpopularniji uključuju:
- Metoda “ABC” (možete koristiti i “ABC”). Njegova je suština staviti slovo uz svaki zadatak s popisa koji označava prioritet izvršenja. Kod sastavljanja plana prema upravljanju vremenom ono najvažnije označeno je slovom „A“. Dok se ne završe, zadaci označeni s "B" ne mogu se pokrenuti.
- Mjerenje vremena je metoda koja se provodi mjerenjem i bilježenjem vremena potrebnog za postizanje određenih ciljeva. Što je upravljanje vremenom kada se koristi mjerenje vremena? Time se razvija osjećaj za vrijeme i radna učinkovitost. Da biste to naučili, morate zabilježiti sve svoje radnje unutar 2-3 tjedna s točnošću od 5 minuta. To će pomoći u prepoznavanju takozvanih "odvoda vremena" i pronalaženju rezervi za dovršavanje važnih zadataka.
- Među najboljim svjetskim alatima za upravljanje vremenom koji pomažu u planiranju valja istaknuti SMART tehniku. Ova kratica se sastoji od prvih slova riječi koje karakteriziraju cilj. Trebao bi biti: specifičan, mjerljiv, ostvariv, povezan s drugim ciljevima i imati jasan vremenski okvir.
Ako ne znate kako učiniti više, svako jutro "pojedite žabu".
U okvirima koje nudi upravljanje vremenom, ova tehnika je vrlo jednostavna i učinkovita. Njegova je bit obaviti neophodan, ali ne baš ugodan zadatak u prvoj polovici dana (po mogućnosti ujutro). Takve se aktivnosti uglavnom odgađaju, a često se uopće ne provode. Malo je vjerojatno da učinkovito upravljanje vremenom uključuje vrlo velike količine vremena utrošene na postizanje takvih ciljeva. Osim toga, neugodne stvari imaju tendenciju nakupljanja. U tom slučaju njihova provedba može trajati mjesecima ili godinama.
U ulozi žaba, time management najčešće prepoznaje stvari kojima ne znate kako pristupiti. To mogu biti i zadaci za koje se očekuju neki idealni uvjeti. Odrađujete li takve zadatke jedan po jedan svako jutro, s vremenom će se broj nedovršenih zadataka svesti na minimum. Svrha ove tehnologije u upravljanju vremenom je razviti korisnu naviku fokusiranja na tekuće poslove i njihovog bržeg dovršavanja.
Ako je cilj velik, može se podijeliti
Mnogi ljudi odustaju kada trebaju preuzeti neki globalni zadatak, na primjer, složen projekt. Koje alate za upravljanje vremenom možete koristiti u takvoj situaciji? Prije svega, trebate podijeliti glavni zadatak na nekoliko pomoćnih i svaki od njih obaviti zasebno. To će pomoći ne samo bržoj provedbi projekta, već i boljem razumijevanju istog.
Među onima koji se bave upravljanjem vremenom, mnogi si taj zadatak olakšavaju crtanjem neke vrste stabla. Glavni zadatak djeluje kao njegovo deblo, a podzadaci su grane. Grananje treba raditi sve dok cijeli proces postizanja cilja ne postane jasan i krajnje jednostavan.
Ima vremena za rad, ima vremena za odmor
Kada koristite upravljanje vremenom u svom životu, ne smijete zaboraviti da svaka osoba ima svoj biološki sat. Oni utječu na to u kojem će razdoblju dana biti najveći vrhunac aktivnosti. Na primjer, ako je to vrijeme od 6.00 do 10.00, u tim satima trebali biste rasporediti najvažnije stvari i zadatke.
Vođeni načelima upravljanja vremenom, u ovom slučaju možete uspjeti izvršiti maksimalan broj zadataka. Budući da će u drugim slučajevima reakcija biti sporija i učinak će biti smanjen.
Na temelju promatranja vašeg biološkog sata, vrijedi izdvojiti i vrijeme za odmor. Ne smijete izgubiti iz vida činjenicu da to uvelike određuje koliko će učinkovito upravljanje vremenom biti. Tijekom odmora, resursi tijela se obnavljaju i ono se može bolje i brže nositi s postavljenim ciljevima. Ako se osoba sruši od umora, kvaliteta rada vjerojatno neće biti dobra.
Uvijek ostavite dodatno vrijeme
Prije svega, vrijedi napomenuti da upravljanje vremenom treba olakšati život i naučiti vas kako iskoristiti vrijeme. No, to nije razlog da si napravite tako gust raspored da u njemu nema niti jedne slobodne minute. Za svaki dan morate ostaviti određeno vrijeme. Uostalom, koliko god promišljeno upravljanje vremenom bilo, teško je točno odrediti vrijeme potrebno za obavljanje svih zadataka.
Stoga, kako ne biste paničarili zbog činjenice da morate početi dovršavati sljedeći zadatak, bolje je planirati malo više vremena unaprijed. Čak i ako ga završite na vrijeme, preostalo vrijeme možete iskoristiti za rješavanje manje važnih pitanja ili opuštanje.
Korporativno upravljanje vremenom omogućuje da osobno upravljanje vremenom zaposlenika postane alat za povećanje korporativne učinkovitosti.
Korporativno upravljanje vremenom spaja dva pristupa - osobno upravljanje vremenom i korporativnu organizaciju rada. Zadatak implementacije upravljanja vremenom je u ovom slučaju odgovoriti na pitanje: “Kako povećati upravljivost tvrtke i zaposlenika, a da se ne izgube prednosti koje daje sloboda i inicijativa ljudi?”
Koncept korporativnog upravljanja vremenom
"Zadaća menadžmenta u 21. stoljeću je naučiti upravljati učinkovitošću menadžerskog i kreativnog rada“ (P. Drucker Arkhangelsky G.A. Organizacija vremena: od osobne učinkovitosti do razvoja poduzeća / G.A. Arkhangelsk. - 2. izd. - St. Petersburg: Peter, 2005. - 442 str. )
Tema korporativnog upravljanja vremenom prvi put je predstavljena u monografiji G.A. Arkhangelsky “Organizacija vremena: od osobne učinkovitosti do razvoja tvrtke” 2003. Od tada je ideja o centraliziranoj korporativnoj implementaciji tehnologija upravljanja vremenom postala prepoznata potreba za sve veći broj tvrtki i organizacija.
Upravljanje vremenom isprva se pojavilo kao praktična disciplina, koju su više razvili konzultanti za menadžment nego znanstvenici. Brojni domaći i zapadni stručnjaci za menadžment razvili su praktične tehnologije planiranja, nudeći ih praktičnim menadžerima u obliku knjiga i tečajeva. U pravilu je korištenje ili nekorištenje tehnologija upravljanja vremenom prepušteno upravi organizacije vlastitom nahođenju zaposlenika. Stoga su se u znanstvenom menadžmentu razmjerno rijetko bavila pitanjima samoupravljanja i osobne organizacije rada. Klasici znanstvenog menadžmenta, na primjer, F.U. Taylor, po prvi put je postavljeno pitanje o centralizirano uvođenje tehnologija za osobnu organizaciju rada, pri čemu se radi uglavnom o fizičkom radu. U 20-im godinama XX. stoljeća. Ravnatelj Središnjeg zavoda za rad A.K. Gastev je mehanicističkom pristupu u takvoj provedbi „odozgo“ suprotstavio ideju „organizacijskog radnog bacila“ koji potiče zaposlenika organizacije da samostalno unapređuje radne procese. Predsjednik Lige "Time" P.M. Keržencev je naglasak s opće organizacije rada prebacio na vrijeme i počeo ga smatrati jednim od najvažnijih resursa organizacije i zaposlenika.
Konačno, klasik zapadne teorije menadžmenta P. Drucker, skrećući pozornost na teškoće upravljanja kreativnim i menadžerskim radom „odozgo“ bez uključivanja samostalne inicijative zaposlenika, identificirao je zadatak povećanja učinkovitosti menadžerskog i kreativnog rada kao ključan za menadžment. u 21. stoljeću.
Dakle, u povijesti pitanja upravljanja vremenom za zaposlenika organizacije mogu se razlikovati dvije glavne grane istraživanja: klasično upravljanje vremenom i područja općeg upravljanja, koja na ovaj ili onaj način utječu na pitanja osobne organizacije rada. Te se grane tijekom razvoja zbližavaju, pa je prirodno postaviti pitanje razvoja metoda za integraciju upravljanja vremenom u korporativno upravljanje.
Korporativno upravljanje vremenom- skup tehnologija za "ugrađivanje" metoda upravljanja vremenom u sustav upravljanja organizacijom.
Dakle, ako je korporativno upravljanje put “odozgo prema dolje”, od izgradnje sustava do učinkovitosti njegovih elemenata, posebice učinkovite upotrebe vremena zaposlenika, onda je osobno upravljanje vremenom put “odozdo prema gore”, od osobna učinkovitost zaposlenika do povećanja učinkovitosti odjela ili organizacije.
Upravljanje vremenom u klasičnom smislu riječi uključuje cijeli skup tehnologija planiranja koje koristi zaposlenik organizacije na svome poboljšati učinkovitost korištenja radnog vremena. Međutim, korištenje upravljanja vremenom nije obvezno. Posljednjih je godina sve veći broj organizacija shvatio potrebu za centraliziranom korporativnom implementacijom tehnologija upravljanja vremenom.
“Zadatak menadžmenta u 21. stoljeću je naučiti upravljati učinkovitošću menadžerskog i kreativnog rada.”
P. Drucker
Nekoliko brojki pokazuje koliko je problem povećanja produktivnosti rada i učinkovitog motiviranja zaposlenika relevantan za ruske tvrtke:
produktivnost rada zaposlenih u ruskom gospodarstvu raste u prosjeku 6,5% godišnje, odnosno sporije od rasta BDP-a;
u 2008. godini realne plaće porasle su za 5,9% u odnosu na prethodnu godinu, au 2009. godini, prema prognozi Ministarstva gospodarskog razvoja, njihov rast u odnosu na 2008. iznosit će 3,6%;
omjer ukupnih nominalnih plaća stanovništva zaposlenog u gospodarstvu i obujma BDP-a u 2006. iznosio je 33,3%.
Ovi brojevi znače sljedeće:
rast troškova ljudskog kapitala daleko nadmašuje rast samog proizvoda;
pozitivna dinamika cijene ljudskog kapitala nije popraćena odgovarajućim povećanjem povrata od njegove uporabe;
relativna cijena rada u Rusiji, uzimajući u obzir domaći potencijal, već je visoka.
Još nije jasno hoće li kriza moći utjecati na te okolnosti i na koji način. No sasvim je očito da se u krizi poduzeća suočavaju sa zadaćom korištenja manjeg broja osoblja za rješavanje složenijih i često atipičnih zadataka povećanja učinkovitosti proizvodnje, prodaje, marketinga, kao i sa zadatkom povećanja lojalnost preostalog osoblja, što se između ostalog može riješiti kompetentnim korištenjem alata za motivaciju i upravljanje vremenom.
Potreba za korporativnom implementacijom upravljanja vremenom uzrokovana je sljedećim čimbenicima:
1. Brzina promjena u gospodarskom okruženju zahtijeva prijenos većih ovlasti na zaposlenike organizacije, njihovo brzo donošenje samostalnih odluka te samostalno organiziranje i planiranje svog rada.
2. Povećava se udio nematerijalne imovine u vrijednosti organizacije; Učinak ključnih top menadžera i stručnjaka postaje glavni čimbenik uspjeha sve većeg broja tvrtki. Istodobno, vanjska kontrola nad aktivnostima kreativne prirode zaposlenika izuzetno je teška, ali se povećava važnost neovisne organizacije rada takvog zaposlenika.
3. Za organizacije stalne značajne promjene u njihovim aktivnostima - razvoj novih proizvoda, ulazak na nova tržišta, uvođenje novih alata i sustava upravljanja - postaju norma, a ne rijetka iznimka. Za vrhunske menadžere i stručnjake organizacije, u skladu s tim, postaje norma stalnog povećanja broja i opsega zadataka koje treba riješiti, te potrebe za stalnim pronalaženjem rezervi vremena za provedbu projekata koji omogućuju organizaciji kontinuirani razvoj.
Upravljanje vremenom isprva se pojavilo kao praktična disciplina, koju su više razvili konzultanti za menadžment nego znanstvenici. Brojni domaći i zapadni stručnjaci za menadžment razvili su praktične tehnologije planiranja, nudeći ih praktičnim menadžerima u obliku knjiga i tečajeva.
U pravilu je korištenje ili nekorištenje tehnologija upravljanja vremenom prepušteno upravi organizacije vlastitom nahođenju zaposlenika. Stoga su se u znanstvenom menadžmentu razmjerno rijetko bavila pitanjima samoupravljanja i osobne organizacije rada. Klasici znanstvenog menadžmenta, na primjer, F.U. Taylor, prvi put je postavio pitanje centralizirane primjene tehnologija za osobnu organizaciju rada, uzimajući u obzir uglavnom fizički rad.
U 20-im godinama XX. stoljeća. Ravnatelj Središnjeg instituta za rad A. K. Gastev suprotstavio je mehanički pristup u takvoj implementaciji "odozgo" s idejom "organizacijskog radnog bacila" koji potiče zaposlenika organizacije da samostalno poboljšava radne procese. Predsjednik Lige “Vrijeme” P. M. Kerzhentsev pomaknuo je naglasak s opće organizacije rada na vrijeme i počeo ga smatrati jednim od najvažnijih resursa organizacije i zaposlenika.
Konačno, klasik zapadne teorije menadžmenta P. Drucker, skrećući pozornost na teškoće upravljanja kreativnim i menadžerskim radom „odozgo“ bez uključivanja samostalne inicijative zaposlenika, identificirao je zadatak povećanja učinkovitosti menadžerskog i kreativnog rada kao ključan za menadžment. u 21. stoljeću.
Dakle, u povijesti pitanja upravljanja vremenom za zaposlenika organizacije mogu se razlikovati dvije glavne grane istraživanja: klasično upravljanje vremenom i područja općeg upravljanja, koja na ovaj ili onaj način utječu na pitanja osobne organizacije rada. Te se grane tijekom razvoja zbližavaju, pa je prirodno postaviti pitanje razvoja metoda za integraciju upravljanja vremenom u korporativno upravljanje.
Korporativno upravljanje vremenom je skup tehnologija za "ugrađivanje" metoda upravljanja vremenom u sustav upravljanja organizacijom.
Dakle, ako je korporativno upravljanje put “odozgo prema dolje”, od izgradnje sustava do učinkovitosti njegovih elemenata, posebice učinkovite upotrebe vremena zaposlenika, onda je osobno upravljanje vremenom put “odozdo prema gore”, od osobna učinkovitost zaposlenika do povećanja učinkovitosti odjela ili organizacije.
Prvi korak u korporativnoj implementaciji upravljanja vremenom obično je obuka. Ali obična obuka ne daje maksimalne rezultate ako nije popraćena određenim aktivnostima prije i nakon obuke i nije logična komponenta korporativnog sustava obuke.
ANALIZA KORPORATIVNIH STANDARDA ZA UPRAVLJANJE VREMENOM U SBERBANK IZ RUSIJE
- UPRAVLJANJE VREMENOM
- MALA I SREDNJA PODUZEĆA
- UČINKOVITOST
U članku je prikazan projekt mjera za implementaciju alata za upravljanje vremenom za mala i srednja poduzeća. Ovo iskustvo može biti od interesa za mala i srednja poduzeća u Samarskoj regiji kako bi povećala svoju učinkovitost i konkurentnost u modernim uvjetima.
- Iskustvo u implementaciji proračunskog sustava u ruskim tvrtkama
- Upravljanje projektima kao učinkovit mehanizam upravljanja
- Alternativne metode u ocjeni učinkovitosti investicijskih projekata
- Neformalno vodstvo kao pojava u sustavu upravljanja
Trenutno je za poduzeća u Ruskoj Federaciji pitanje povećanja operativne učinkovitosti i poboljšanja kvalitete proizvoda iznimno hitno. Za uspješno obavljanje komercijalnih aktivnosti u nestabilnim tržišnim uvjetima u prvi plan dolaze pitanja povećanja učinkovitosti i povećanja konkurentnosti.
Problemi vezani uz suvremene trendove u razvoju svjetskog gospodarstva zahtijevaju sve više pažnje i resursa od menadžera ruskih poduzeća. U uvjetima velike konkurencije i globalizacije proizvodnje i prodaje, uspjeh je određen kvalitetom upravljanja, odnosno sposobnošću sustava upravljanja da zadovolji potrebe operativnog djelovanja, stvori uvjete i resurse za razvoj.
Mali i srednji poduzetnici manje su zaštićeni od tržišnih fluktuacija, kriza, posljedica sankcija, valutnih fluktuacija i nestabilnosti globalne ekonomije, nemaju glomazne organizacijske strukture, a zaposlenici se često moraju baviti tekućim i projektnim aktivnostima, i razvoj u isto vrijeme.
Za samarsku regiju povećanje učinkovitosti malih i srednjih poduzeća hitan je problem. Značajno smanjenje učinkovitosti poduzeća događa se ne samo zbog formalne primjene modernih pristupa i metoda upravljanja, kao što su QMS, Lean Manufacturing i procesni pristup u prisutnosti složenih i zbunjujućih organizacijskih struktura.
Jedan od načina povećanja učinkovitosti zaposlenika, menadžera i poduzeća u cjelini je uvođenje alata za upravljanje vremenom. Ovi alati povećavaju učinkovitost zaposlenika i menadžera za 20-50% i, kao rezultat toga, dovode do povećanja učinkovitosti poduzeća i povećanja njihove konkurentnosti.
Prednost implementacije alata za upravljanje vremenom je u tome što njihova implementacija daje brz učinak, ne zahtijeva značajne troškove implementacije, jednostavna je i razumljiva svakom zaposleniku. Osim toga, alati za upravljanje vremenom kompatibilni su s bilo kojim drugim metodama upravljanja (Lean Manufacturing, QMS, elektroničko upravljanje dokumentima, 6 Sigma i dr.) i značajno povećavaju njihovu učinkovitost.
Uvođenje alata za upravljanje vremenom omogućuje zaposlenicima poduzeća da:
- poboljšati proces planiranja, smanjiti broj problema (uključujući sustavne),
- provesti više vremena radeći na poboljšanjima,
- povećati brzinu rješavanja problema i spriječiti njihovo ponavljanje,
- značajno smanjiti vrijeme potrošeno na traženje dokumenata,
- postaviti prave prioritete u poslovanju,
- poboljšati učinkovitost sastanaka i korištenje baza podataka,
- povećati zadovoljstvo potrošača i konkurentnost poduzeća.
Algoritam korak po korak za implementaciju alata za upravljanje vremenom, koji je autor razvio kao dio diplomskog projekta i implementiran u aktivnostima nekoliko malih poduzeća u regiji Samara, uključuje sljedeće faze:
- Utvrđeni su prioriteti u razvoju poslovanja - izvršena je analiza trenutnog stanja poslovanja, trenutnih i budućih slabosti, analiza alokacije resursa, kratkoročni, srednjoročni i dugoročni ciljevi.
- Utvrđuju se vremenski gubici koji postoje u poduzeću. Opisuje se trenutno stanje gubitka vremena, kao i stanje kojem treba težiti.
- Razvijen je program za uvođenje alata za upravljanje vremenom.
- Uvedeni su alati za upravljanje vremenom.
Ovaj projekt je implementiran u sljedećim koracima:
Korak 1 Podaci o tvrtki su proučavani
- Ključne vrijednosti poduzeća
- Strateški i taktički ciljevi
- Aktivnosti
- Politika i ciljevi kvalitete
- Organizacijska struktura poduzeća
Korak 2 Provedena je analiza aktivnosti poduzeća
- Analiza vanjskog okruženja
Analiza vanjskog okruženja poduzeća neophodna je za procjenu uvjeta u kojima se poduzeće nalazi i posluje. To vam omogućuje prepoznavanje čimbenika koji utječu na aktivnosti tvrtke. Na temelju rezultata analize razvijaju se preporuke za korištenje mogućnosti i minimiziranje prijetnji vanjskom okruženju. Za analizu vanjskog okruženja potrebno je procijeniti potrošače, dobavljače, konkurente i cjelokupnu proizvodnu industriju danas.
- Analiza internog okruženja
Analiza unutarnjeg okruženja poduzeća neophodna je za procjenu poslovanja poduzeća i njegovog trenutnog stanja; to će omogućiti analizu sposobnosti poduzeća i odrediti kojem stanju treba težiti. Na temelju rezultata analize razvijaju se preporuke, uvode se alati i metode za poboljšanje učinkovitosti poduzeća. Za analizu internog okruženja potrebno je procijeniti tehnologije, proizvode, opremu, osoblje i sustav upravljanja kvalitetom poduzeća.
3. korak Provedena SWOT analiza
Na temelju rezultata analize vanjskog i unutarnjeg okruženja sastavljena je matrica SWOT analize prikazana u tablici 1.
Tablica 1 SWOT analiza
Snage |
Slabe strane |
|
|
Mogućnosti |
|
|
|
Na temelju rezultata analize aktivnosti poduzeća, strateških ciljeva, vanjskog i unutarnjeg okruženja te SWOT analize, projekt je zaključio da je uvođenje Time Managementa, kako osobnog TM-a zaposlenika tako i korporativnog TM-a, relevantno za poduzeće, koje će dopustiti:
- učiniti rad zaposlenika učinkovitijim,
- povećanje asortimana novih proizvoda bez povećanja osoblja,
- prijeđite iz stanja "kao što jest" u stanje "kako bi trebalo biti" kako biste povećali učinkovitost i eliminirali otpad.
Korak 4. Tijekom rada u poduzećima razvijen je program za implementaciju TM-a, uz pomoć kojeg je moguće optimizirati vremenske resurse i uz niske troškove postići značajne rezultate u povećanju učinkovitosti poduzeća.
Provedena je analiza gubitka vremena i važnosti implementacije upravljanja vremenom.
Kako bi se utvrdio gubitak vremena i relevantnost implementacije upravljanja vremenom, odabrani su glavni pravci za procjenu poduzeća i provedena je anketa. Zaključak iz ankete (primjer malog poduzeća u Toljatiju) prikazan je u tablici 2 i na slici 1
Tablica 2. Zaključci iz ankete
Upute |
Trenutni pokazatelji |
Čemu se teži? |
Sustav planiranja |
||
Praćenje izvršenja naloga |
||
Kontrola projektnih aktivnosti |
||
Vizualno upravljanje u uredu (PC i papir), uključujući projekte |
||
Sustav za brzo rješavanje problema u trgovini i uredu |
||
Gubici u uredu (5S na radnom mjestu, nedostatak odgovornosti, prekoračenje rokova, problemi u proizvodnji) |
||
Primjena osobnih metoda TM |
||
Sustav motivacije |
||
Sustav delegiranja |
||
Dostupnost korporativnog dnevnika za zaposlenike s raščlambom rada prema projektu/važnim događajima/u tijeku |
||
Baze podataka o: problemima zastoja kvalitete |
||
Audit sustav traži dokument u 20 sekundi. |
||
Upravljanje elektroničkim dokumentima |
||
Timski rad |
||
Sustav za učinkovite sastanke i brzo rješavanje problema |
||
TM sustav obuke osoblja |
||
Procjena internih potrošača |
||
Eksterno zadovoljstvo kupaca |
Slika 1 Radarski prikaz
Korak 5 Anketa osoblja
Kako bi se identificirali problemi i gubitak vremena u poduzeću, provedeno je ispitivanje osoblja kako bi se analizirali i identificirali problemi s vremenom i razvila rješenja za njihovo uklanjanje. Rezultate istraživanja potrebno je statistički obraditi te identificirati probleme i gubitke koji će se prvo otkloniti.
Korak 6 Izrada korporativnog dnevnika
Za zaposlenike tvrtke razvijen je korporativni dnevnik kako bi zaposlenici mogli raspodijeliti svoje vrijeme, postići više i time povećati ukupnu učinkovitost tvrtke.
Korak 7 Popis apsorbera
Osoblje tvrtke dobilo je popis rasipnika vremena. Uz pomoć ovog popisa objavljenog na štandu, svaki je zaposlenik mogao identificirati vlastite sudopere i odabrati načine kako se s njima nositi koristeći metode upravljanja vremenom.
Korak 8 Obuka i ankete
Na temelju rezultata edukacije provedeno je anketiranje zaposlenika i rukovoditelja o osnovnim metodama upravljanja vremenom.
Osoblje je moglo odabrati koje su metode prikladne za osobno upravljanje vremenom, a koje će postati korporativne. Vrlo je važno da metode korporativnog upravljanja vremenom biraju sami zaposlenici, a ne da ih nameću, čime će njihova učinkovitost i djelotvornost biti mnogo veća. Rezultati ankete prikazani su u tablici 3.
Tablica 3. Rezultati istraživanja
Korporativno |
||
Metoda ABC, ABCD, Alpe. |
||
Matrix je hitan - važan |
||
Matrix isplativ |
||
Pareto metoda |
||
Kaskadni ciljevi |
||
Dijagram mreže (Gantogram) |
||
Vrijeme |
||
Planiranje kroz prioritete |
||
Pravilo 60/40 (planiranje vremena) i fleksibilno raspoređivanje |
||
Grupiranje zadataka po temama |
||
Delegiranje ovlasti |
||
Kontrola i samokontrola |
||
Odrezak od slona |
||
Dnevnik |
||
Metoda čiste tablice |
||
Učinkovito vođenje sastanaka |
||
Metoda Ivy Lee |
||
Procjena rizika i resursa |
||
Usredotočite se na konačni rezultat |
||
Praćenje izvršenja naloga |
||
Tjedan-mjesec-godišnje planiranje |
||
Metoda 5 zašto? |
||
Disciplinski tjedan |
||
Raspored obveza |
||
Vizualizacija |
||
Pojedi žabu |
Na temelju rezultata analize odabrane su metode korporativnog upravljanja vremenom koje su implementirane u cijeloj organizaciji.
Korak 9 Rezimirajući projekt
Prethodno planirano povećanje količine novih proizvoda za 20% u poduzeću zahtijevalo je zapošljavanje najmanje 2 osobe. Kao rezultat implementacije alata i tehnika upravljanja vremenom, produktivnost rada inženjera porasla je za 10%, što je omogućilo odbijanje zapošljavanja stručnjaka za pripremu proizvodnje i uštedu na troškovima plaća. Razdoblje povrata za projekt je oko šest mjeseci.
Predloženi projekt mjera za poboljšanje učinkovitosti malih i srednjih poduzeća odobrila je i implementirala uprava nekoliko poduzeća u Togliattiju. Ovo iskustvo može biti od interesa za mala i srednja poduzeća u Samarskoj regiji kako bi povećala svoju učinkovitost i konkurentnost u modernim uvjetima.
Bibliografija
- Nikitina N.V., Korneeva E.N. Suvremeni trendovi u razvoju menadžmenta [Tekst] // Ekonomija i menadžment: novi izazovi i perspektive. 2011. T. 1. br. 2. str. 272-274.
- Kudryashov A.V. Kvaliteta kao nacionalna ideja [Tekst] / Grad kvalitete 2007 - Samara: Izdavačka kuća "NTC", 2007. - S. 6 -11.
- Dod P. 25 najboljih načina i tehnika upravljanja vremenom. Kako učiniti više bez gubitka glave [Tekst] / Pamela Dod, Doug Sandheim. - M.: Dilya, 2012. - 128 str.
- Duncan K. Vaše osobno upravljanje vremenom [Tekst] / K. Duncan. - Mn.: Potpourri, 2012. - 224 str.
- Kennedy D. Čvrsto upravljanje vremenom. Preuzmite kontrolu nad svojim životom [Tekst] / Dan Kennedy. - M.: Alpina Publisher, 2015. - 200 str.
- Morgenstern J. Upravljanje vremenom. Umijeće planiranja i upravljanja svojim vremenom i životom [Tekst] / J. Morgenstern - M.: Dobra knjiga, 2015. - 258 str.
- Arkhangelsky G. Korporativno upravljanje vremenom. Enciklopedija rješenja [Tekst] / Gleb Arkhangelsky. - M.: Alpina Publisher, 2014. - 224 str.
- Prentice S. Integrirano upravljanje vremenom [Tekst] / Steve Prentice. - M.: Dobra knjiga, 2013. - 288 str.
